Dokumentál egy rendetlenséget? 10 tipp a Google Drive jobb rendszerezéséhez

Rendetlen a Google Drive? Nem kell sok ahhoz, hogy összezavarja a felhőalapú fiókot. Az ingyenes letöltések és az e-könyvek, valamint az összes személyes fájlja között könnyen úgy tűnhet, mintha valaki kivett volna egy irattartót, és fejjel lefelé dobta oda.

Ott már voltam! Szinte mindent elmentek a Google Drive-ba, mert szeretem, ha bármilyen eszközről elérhetem. De mielőtt észrevettem volna, a végtelenségig görgetve kerestem valamit, amiről tudtam, hogy ott van.

Annyi időt pazaroltam a dolgok keresésére. Néha soha nem találtam meg, pedig tisztán emlékszem, hogy oda mentettem.

Amikor rájöttem, hogy a digitális fájljaim mennyire frusztráltak, tudtam, hogy baj van. Ideje volt jobban rendszerezni a Google Drive-ot.

Lassan, de biztosan megoldottam a digitális zűrzavaromat. Szeretem pontosan tudni, hova tegyem a megtakarított dolgokat. Még jobb, hogy szeretem, ha megtalálom, amire szükségem van. A megkönnyebbülés, amit érzek, amikor benézek oda, mesés.

Ha készen áll arra, hogy jobban rendszerezze saját Google Drive-ját, íme a legjobb tanácsom.

1. Ragaszkodjon egy rendszerhez

Vannak véletlenszerű fájljai, amelyeket a Dropboxban, az Evernote-ban és a Google Drive-ban mentett? Mindig nyit egy fiókot, és keres valamit, mielőtt végre rájön, hogy egy másikban van?

Rengeteg lehetőség áll rendelkezésre, ezért ez könnyen kivitelezhető. A rendszerezéshez ki kell választania egy rendszert, és ragaszkodnia kell ahhoz. A Google Drive rajongója vagyok, ezért ragaszkodtam hozzá.

Ne rontsa tovább a rendetlenség problémáját azzal, hogy mindent azonnal importál a választott rendszerbe. Kezdje azzal, hogy kitisztítja azt, akit költöztet. Ha készen áll, lassan adjon hozzá fájlokat, és helyezze el őket pontosan a helyükre.

Így nem csak áthelyezheti a szervezeti problémát.

2. Hozzon létre olyan mappákat, amelyeknek értelme van

Senki sem szervez pontosan ugyanúgy. Vannak mappák a meghajtómon, amelyek nem működnének az Ön számára, és valószínűleg szüksége lesz néhány mappára, amelyekre én nem.

Ha a mappáinak nincs értelme, akkor nem fogja használni őket. Ez azt jelenti, hogy nincs univerzális mappák listája, amelyet megadhatok. Csak neked kell eldöntened, mire van szükséged. A jó hír az, hogy ennek nem kell nehéznek lennie.

Miután kitalálta, hogy melyik rendszert fogja használni, nyissa meg. Vizsgálja át a fájlokat. Milyen mintákat látsz?

Fogjon egy papírlapot és egy tollat, ha gyakorlatias ember. Jegyezze fel a látott fájltípusokat. Amikor eléri a fájlok alját, térjen vissza a jegyzeteihez.

Valahogy így nézhetnek ki:

• Blogbejegyzés-vázlatok
• Feliratkozási díjak
• e-könyvek
• Együttműködési projektek
• Személyes fájlok
• Nyugták
• Ügyfél munka
• Számlák

Ezek mind olyan kategóriák, amelyekből jó mappák lennének. Amikor elkezd mappákat készíteni, ügyeljen arra, hogy értelmes neveket adjon nekik. Az aranyos nevek aranyosak, de ha nem emlékszel, hogy mi legyen bennük, akkor meghiúsítják a célt. Válaszd az egyszerűt és közvetlenet.

Azt javaslom, hogy hozzon létre egy mappát a rendezetlen fájlokhoz. Ez egy olyan hely, ahol mindent tárolhat, ami nem igazán fér el a többi mappában. Miután bekerült néhány fájlba, láthatja, hogy szükség van-e új mappák hozzáadására a megjelenő kategóriákhoz.

3. Almappák használata

Egy iratszekrényben vannak a függő akták. Segítenek a szervezettség megőrzésében, de nem csak ezekre van szükséged. Ezek olyanok, mint a Google Dokumentumok mappái.

Rendszeres mappákra is szükség van. Ezek a vékonyabb fájlmappák, amelyek a zöldek belsejébe kerülnek. Néha több mappát is elhelyezhet egy függő fájlban. Ezek olyanok, mint az almappák.

Az almappáknak kapcsolódniuk kell a mappához. Ha a mappa általános, az almappának konkrétnak kell lennie. Ha például rendelkezik egy Opt-In Freebies nevű mappával, akkor a következő almappákra lehet szüksége:

• Blogolás
• Nevelés
• Az egészséges táplálkozás
• Jövedelem diverzifikálása
• Közösségi média

Ne kezdjen el véletlenszerűen almappákat létrehozni. Nézze át a fájljait, és döntse el, mire van szüksége.

Ha almappát szeretne hozzáadni a Google Drive-hoz, hozzon létre egy új mappát. Nevezze el az almappájának kívánt nevet. Ezután húzza ezt a mappát a szülőmappába. Most, amikor megnyitja a szülőmappát, látni fogja benne az almappát.

4. Színkódolja a mappákat

Gyorsan meg kell találnia pontosan azt, amit keres. A mappák színkódolása segíthet.

A Google Drive-ban kattintson jobb gombbal arra a mappára, amelyhez színt szeretne adni. Válassza a „Szín módosítása” lehetőséget, és kiválaszthatja a kívánt színt.

Íme néhány javaslat ennek a színkódoló rendszernek a használatához. A következő mappacsoportok mindegyike eltérő színű.

• Minden aktuális ügyfélmappa
• Digitális letöltési mappák
• Nyereség és veszteség mappák (azaz számlázás és nyugták)
• Személyes mappák
• Blogmappák

Még egyszer: ne érezd úgy, hogy ezt így kell tenned. Találd ki, minek van értelme az elmédben, és menj onnan. A szervezés arról szól, hogy megkönnyítsük a dolgunkat, nem pedig egy előírt képlet betartását.

Talán van értelme, hogy minden projekt vagy ügyfél megkapja a saját színét. Talán szeretné összehangolni a mappákat a naptár időblokkjaival. Tedd meg azt, ami neked működik.

5. A gyors rendezés érdekében használja a Listanézetet

Rájöttem, hogy a fájljaimat és mappáimat listanézetre cserélve rácsnézet helyett könnyebben rendezhetem őket. Mivel a sor, amelyen megjelennek, kisebb, gyorsabban tudtam feldolgozni őket.

A jobb felső sarokban található ikon segítségével oda-vissza válthat a lista és a rács mód között. Ha jelenleg rács módban van, akkor egy ellenőrzőlistának tűnik. Ha jelenleg lista módban van, négy négyzetet fog látni egy rácsban.

Döntse el, melyik tetszik a legjobban, és használja.

6. Star Files

Nem lenne jó, ha gyorsan megtalálná az összes jelenlegi folyamatban lévő munkáját? A csillag opcióval megteheti.

Keresse meg a csillagozni kívánt fájlt. Ezután kattintson rá jobb gombbal. A menüből válassza a „Hozzáadás a csillagozotthoz” lehetőséget.

Most kattintson a „Csillagozott” lehetőségre a bal oldali sávon. Van egy praktikus csillag ikon, amely segít kiemelkedni. Amikor megnyitja ezt a mappát, mindent látni fog, amit csillagozott.

Ha már nincs szüksége egy elemre ebben a mappában, ismét jobb gombbal kattintson rá. Lehetőség van az „Eltávolítás a csillagozottak közül” lehetőségre. Kattintson rá, és többé nem fogja tudni elérni a Csillagozott mappából.

Ha emlékszik elemek hozzáadására és eltávolítására, ez a kedvenc módja a fájlok megtalálásának, amelyeken jelenleg dolgozom. De ha elfelejti eltávolítani a csillagokat, gyorsan összezavarodhat.

7. Nevezze el a fájlokat

Ez nyilvánvalónak hangzik, de megdöbbentett, hogy mennyi cím nélküli fájlom van. És hány ilyen címem volt, ennek a címnek nem volt értelme.

A Google az első mondattól kezdve megnevezi a legtöbb névtelen fájlt. Tehát, ha a kezdősorod nem ad jó címet, manuálisan kell módosítanod a címet.

Csak kattintson fel a címsorra, és törölheti az automatikusan csatlakoztatott szöveget. Ezután adjon értelmes címet.

Ezenkívül fontolja meg a dátumok hozzáadását a fájlnevekhez. Ez különösen igaz, ha olyan mappában dolgozik, amelyben hasonló dolgok több másolata is található. Például, ha egy mappába menti a számlákat, előfordulhat, hogy egy évre 12 darabot kapsz ugyanattól a cégtől. Tegyen magának egy szívességet, és írja be a dátum vagy a hónap nevét a címbe.

8. Törölje azt, amire nincs szüksége

Olyan digitális fájlokon lóg, amelyekre nincs szüksége? Annyira könnyű belegondolni, hogy mindent megtartson, mert ez nem foglal valódi helyet. De attól, hogy megtarthatod a dolgokat, még nem kell.

Amikor megpróbálja rendszerezni a Google Drive-ot, itt az ideje a rendetlenségnek.

Van olyan terve, hogy újraolvassa azt a digitális letöltést, amelyet olyan bloggertől kapott, amelyre nem emlékszik? Úgy döntöttél, hogy tényleg nem szereted ezt az e-könyvet?

Mivel már szervezési módban van, folytassa és dobja fel azokat a dolgokat, amelyeket már nem szeretne. Ez a digitális tisztítás jó dolog a túlterheltség csökkentésére.

A Google Drive-ban kattintson a jobb gombbal az eltávolítani kívánt fájlra. Ezután kattintson az „Eltávolítás” opcióra.

9. Válassza ki a mappák és fájlok rendezési módját

Szeretné megtekinteni a mappáit a hozzáférés dátuma szerinti sorrendben? Szívesebben látná őket ábécé sorrendben?

A mappák és fájlok rendezéséhez lépjen lista módba (lásd az 5. tippet). Ezután kattintson az egyik lehetőségre a fejlécsávon. Név és utolsó módosítás szerint rendezheti. Az általam utoljára megnyitott és az általam legutóbb módosítottak szerint is rendezhet.

Ezek a beállítások segíthetnek abban, hogy a fájlokat a kívánt sorrendbe helyezze.

10. Gyorsan válasszon ki több fájlt

A fájlok egyenkénti áthelyezése fárasztó. Annyi időbe telik!

Biztos van egy egyszerűbb út is. Állítsa fájljait lista módba, hogy többet lásson. Ezután kattintson az áthelyezni kívánt elemre. Görgessen le, és használja a „Ctrl” + Kattintson a többi fájlok kiválasztásához. Ha mindegyiket kiválasztotta, húzza át őket a megfelelő fájlba.

Ha rákattint a „Shift” + kattintás gombra, a rendszer minden fájlt átvesz a kezdeti és a befejezett között. Néha ez egy egyszerűbb lehetőség.

Vedd meg a Babalépéseket

Fiókja egyik napról a másikra nem temették el a zűrzavart, így ennek kijavítása eltart egy ideig. Amikor jobban megszervezi a Google Drive-ot, ne féljen apró lépéseket tenni.

Van öt perced? Kezeljen annyi fájlt, amennyit csak tud. Aztán állj meg és menj el, amikor kell.

Ahogyan az egész otthonát sem tudod egy csapásra rendbe tenni, a digitális fájlok rendszerezése is időbe telik. Rendben van. Csak mozgassa a fájlokat, amikor csak tudja, és mielőtt észrevenné, eléri a fájllista alját.

Ne feledje, hogy ne növelje a rendetlenséget. Minden új fájlt, amelyet hozzá kell adni, azonnal helyezze el a helyükre. Így nem dobja vissza a homokot a lyukba, amelyből ki akar ásni.