Otthonról dolgozni és pénzt keresni
Ha professzionális e-mailt ír, olyan érzése támadhat, mintha tojáshéjon járna. Főleg, ha új vagy a munka világában, vagy van néhány szúrós munkatársa. Bár egyetlen e-mail sem egyforma, ha elsajátít néhány alapvető és professzionális nyitást és lezárást, és tudja, milyen kifejezéseket kerülje el az e-mailek írásakor, hamarosan rájön, hogy nem kell idegesen szerkesztenie minden elküldött e-mailt.
Nyitások
Az e-mailek elindításának módja meghatározza az egész kommunikáció alaphangját. A következő e-mail írásakor fontolja meg ezeknek a bevezetőknek a kihagyását.
- Elnézést a zavarásért. sajnálod? Zavarod őket? Valószínűleg nem. Kezdje el minden e-mailjét egy magabiztos helyről, és soha ne használjon olyan nyelvet, amely meggyőzhet valakit arról, hogy zavarja Önt. Ahelyett, hogy azt mondaná, hogy „elnézést a zavarásért”, mondhatja azt, hogy „Nagyra értékelem, hogy időt szakított arra, hogy segítsen nekem ezzel a prezentációval, mielőtt a teljes megbeszélésünket elvégeztük.” Kimutathatja háláját az együttműködésükért anélkül, hogy azt sugallná, hogy bármi rosszat tett.
- Az utolsó e-mailem szerint. Ha követ egy kérést, ez az egyik legrosszabb módja a nyomon követési e-mailek elindításának. Mostanra már mindenki tudja, hogy ez a nem túl passzív agresszió egyik formája, ezért inkább próbálja ki: „Még mindig szükségem van az utolsó negyedév eladási számaira. El tudod intézni ezt holnap nap végéig?” Nem kell tréfálkoznia, visszakerülhet ahhoz, amire szüksége van, anélkül, hogy bármilyen irodai drámát okozna.
- Hé. Maradjon a „hello” vagy a „hell” (szia) szavaknál, hogy ne áradjon ki a „friss egyetemről” hangulatból.
- Hé srácok. Még a „hé”-nél is rosszabb a „hé srácok”, ha több embernek küld e-mailt. Túl lazán hangzik, és bár a legtöbben nem gondolják, hogy ki akarod zárni a női kollégákat, ez a kifejezés néhány embert rossz irányba súrolhat. Ha e-mailt küld egy csoportnak, válassza a „Sziasztok csapat” vagy a „Szia mindenkinek” lehetőséget.
- Remélem, e-mailem jó egészségben talál. Ez a köszöntés egy hírhedten közhely nyitás, és nem igazán használ senkit. Úgy jelenik meg, mint valami te van nem azt mondani, amit őszintén gondolsz, ezért általában jobban jársz, ha egyenesen a lényegre térsz. Ha szeretne hozzáfűzni néhány kellemes dolgot, próbálja meg egy kicsit konkrétabbá tenni. Mint például… „Remélem, a hawaii nyaralása igazán pihentető volt.”
Test
Bármilyen egyszerű is megizzadni az apró dolgokat – például, hogy az e-mailt „hello” vagy „hello” szóval kezdje –, az e-mailek tartalma számít igazán. Az e-mail szövegének lényege, hogy világosan és tömören közvetítse, amit mondania kell a címzettnek, legyen az kérés, munka elküldése vagy kérdés. Ha tudja, mely kifejezéseket kerülje el, az e-mailje sokkal erősebbé és hatékonyabbá teheti.
Ha lehetséges, át kell hagynia ezt a nyelvet:
- Éppen. A „csak” szó nagyon gyengíti a nyelved. Nem azt mondja, hogy „Csak meg akarom nézni a szállítmányai állapotát”. Ettől úgy hangzik, mintha bocsánatot kérne, vagy mintha rosszul érzi magát a kérés benyújtása miatt. Ehelyett azt mondhatja, hogy „Bejelentkezem a szállítmányai állapotára”. Ez a nyelv egyértelművé teszi, hogy állapotfrissítésre számít.
- Talán. A „talán” kifejezés használata e-mailben, például „Találkozhatunk kedden” vagy „Lehet, hogy a nap végére eljuttatja hozzám az utolsó módosításokat”, nem tesz jót. Nem kell lehetőséget adnod valakinek, hogy elejtse a labdát. Mindig hasznodra válik, ha egyértelműen megkérdezed, mit akarsz. Lehet, hogy „talán” választ adnak, és ha igen, az rájuk tartozik.
- Elnézést a késésért. Hacsak nem késik el valamivel, nem kell e-mailben bocsánatot kérnie, amiért nem válaszol azonnal. Olyan világban élünk, ahol elvárható, hogy mindig online legyen, de a valóságban nem kell egy órán belül vagy akár még aznap válaszolnia valaki e-mailjére. Tehát a legtöbb esetben nincs miért bocsánatot kérnie.
Lezárások
Ha naponta több tucat e-mailt ír (amit sokan meg is teszünk), úgy érezheti, hogy az e-mailek lezárásai elavultak. De ahogy most az ember észreveszi, ha egy héten háromszor hordja fel kedvenc farmerét, senki sem fogja észrevenni, ha ismételten ugyanazzal a fordulattal zárja be az e-mailjét. A lényeg, hogy válasszon egy-két köszöntőt, amelyek professzionálisak, és amelyekben jól érzi magát, és annyit használjon, amennyit csak akar. A szakszerűség megőrzése érdekében tartózkodjon az alábbi végződések használatától:
- Tisztelettel. Az „őszintén” szót akkor használnád, amikor részvétnyilvánító lapot írsz egy kedves barátodnak vagy levelet a nagymamádnak, nem pedig akkor, amikor egy üzlettársával kommunikálsz. Ez a fordulat túlságosan ismerős – próbálja ki a „jó” kifejezést, „üdvözlettel” vagy egy egyszerű „köszönöm” kifejezést, majd adja hozzá a nevét.
- Szeretet. Abban az esetben, ha nem tudná, soha ne írjon alá egy üzleti e-mailt azzal, hogy „szeretem”, bármennyire is jó barátságban van a másik e-mailt kapó személlyel. Ha szeretne egy e-mailben melegséget mutatni valakinek, akivel közel áll, mondhatja, hogy „meleg üdvözlettel”.
- Egészségére. Még egyszer: ez a lehetőség túl informális és személyes. Ha szeretné, az e-mailek lezárása előtt írhat egy gyors sort, amelyben jó hétvégét kíván nekik, vagy azt, hogy élvezze azt a nyaralást, amelyre most indul, majd hozzáadhat egy normál üdvözletet.
Egyéb hasznos e-mail-tippek, amelyeket érdemes szem előtt tartani
Mivel már az e-mailes kommunikáció elsajátításának témáinál tartunk, lássunk néhány további hasznos tippet, amelyekkel e-mailjeit a lehető legkifinomultabbá és hatékonyabbá teheti.
- Legyen rövid. Az emberek hajlamosak átfutni az e-maileket a magas szintű részletekért, így amikor csak lehetséges, vágja le az e-maileket, és tartsa a lehető legrövidebb e-maileket. A pontok itt a barátok.
- Merülj bele. Ugyanez a téma, hogy e-mailjeit röviden tartsa, a lehető leggyorsabban merüljön el a kérésben vagy a tájékoztatásban. Mindannyian elárasztanak minket túl sok e-mail, így minél egyszerűbbé teheti az emberek számára, hogy feldolgozzák, amire szüksége van, annál jobb.
- Vágja le a felkiáltójeleket és a hangulatjeleket. Az írott szöveg durvának tűnhet, de bízzon bennünk, senki sem fogja durvának gondolni, ha nem használ felkiáltójeleket vagy hangulatjeleket. A professzionális e-maileket nem kell felöltöztetni ahhoz, hogy barátságosnak és megfelelőnek tekintsék.
- Könnyedén lépkedjen és válaszoljon mindenkinek. Valóban mindenkinek szüksége van egy e-mail láncban, hogy minden csoportos üzenetre „köszönöm” vagy „értem” választ adjon? Valószínűleg nem. Ha valóban meg szeretne erősíteni valamit a feladóval, eltávolíthat mindenki mást a válaszából, hogy megmentse a beérkező leveleket a további zűrzavartól.
- Ne felejtse el beállítani az OOO-t. Ha huzamosabb ideig nem lesz az irodában, fontos, hogy beállítson egy OOO üzenetet. Ennek az üzenetnek rövidnek és világosnak kell lennie (ez egy aktuális téma), és meg kell szólítania, hogy mikor lesz otthon, és kihez kell fordulniuk, ha azonnali segítségre van szükségük.
- Tartsa szem előtt a címzettet. Nem fogunk úgy tenni, mintha minden egyes munkahelyén küldött e-mailnek meg kell felelnie a legmagasabb irodai etikett szabványoknak. Ha rövid megjegyzést küld a legjobb barátjának a fánkokról, amelyek a törőteremben vannak, nyugodtan használhat hangulatjelet vagy felkiáltójelet. Csak ügyeljen arra, hogy ne essen rossz szokásaiba, és ne küldjön véletlenül túl hétköznapi e-mailt valakinek, akit nem ismer olyan jól, vagy aki sokkal feljebb áll a parancsnoki láncban, mint Ön. Az e-mail örökké él digitális világunkban, ezért legyen óvatos, mit ír és kinek írja.
