A termelékenységi módszer A sikeres nők esküsznek rá

2021 végén tudtam, hogy itt az ideje, hogy változtassak. Vállalkozóként örömmel láttam, hogy a vállalkozásom az év során valóban növekedni kezdett, de az év végére a kiégés nagy időre kúszott. Az ünnepek alatt leültem, és megterveztem, hogyan oldhatom meg jobban a munkanapjaimat. Így fenn tudnám tartani a jelenlegi teljesítményemet, miközben visszanyerhetem a munka és a magánélet közötti egyensúlyt is. Miután sok különböző termelékenységi módszert alaposan átgondoltam, rátértem az időkorlátozásra, és ez nagy változást hozott abban, hogy hogyan tervezem a napjaimat, milyen gyorsan tudom elvégezni a feladatokat, és mennyi szabadidőm van a munkán kívül.

Alapvetően – időkorlátozó megtérő vagyok, ezért itt vagyok, hogy végigvezessem, miért esküszik oly sok sikeres nő erre a termelékenységi módszerre, és hogyan vigye be ezt a saját munkanapjaiba.

Mi az az időblokkolás

Tehát pontosan mi is az időblokkolás? Ennek a termelékenységi módszernek az a szépsége, hogy milyen egyszerű. Amikor megtervezi a munkanapját vagy a munkahetét, mindössze annyit kell tennie, hogy felosztja a napot időblokkokra, ahol minden blokk egy adott feladat vagy feladatcsoport elvégzésére szolgál. Kezdheti egy normál teendőlista létrehozásával, de utána fel kell emelnie a dolgokat, és minden feladathoz hozzá kell rendelnie egy bizonyos időblokkot, amikor a feladatot el kívánja végezni.

Nézzünk egy példát arra, hogyan zárnám le a napomat íróként, kezdve egy meglehetősen szabványos teendők listájával.

• Írj két blogbejegyzést
• Készítsen három közelgő téma szakértői interjút
• Találkozás két ügyféllel
• Kutasson és vázoljon fel két blogbejegyzést, amelyeket holnap meg kell írni
• Érje el a beérkező levelek nullát

Ezt a teendők listáját szem előtt tartva aztán letiltanám a feladataimat a már kőbe vésett feladatok (más néven találkozók) körül bizonyos időpontokban.

• 8-11: Írj két blogbejegyzést
• 11:00-13:00: Találkozás az 1-es ügyféllel 11:00-kor, ebédeljen és tegyen egy gyors sétát, és találkozzon a 2-es ügyféllel 12:30-kor
• 13-15 óra: Kutasson fel és vázoljon fel két blogbejegyzést
• 15-16 óra: Rendeljen három téma szakértői interjút, és érje el a nulla postafiókot

Szóval, hogyan határoztam meg, hogyan rendezzem el az időblokkjaimat? Először is reggel vagyok a leginkább koncentrált, és ilyenkor tudok a legjobban írni, ezért úgy döntöttem, hogy a napomat a legnagyobb feladataimmal kezdem. Be kellett ütemeznem mindkét blogbejegyzést, mielőtt találkoznék az ügyfeleimmel délelőtt 11 órakor. Mivel a két találkozóm között szünet volt (ami nagyon megkönnyíti az időpazarlást), az ebédszünetet ugyanabba a blokkba ütemeztem. . Később délután, amikor már egy kicsit kevesebb energiám és koncentrálásom volt, úgy döntöttem, hogy a blogbejegyzések kutatásával és felvázolásával foglalkozom, amelyek kevesebb figyelmet igényelnek, mint az írás. Ez az előkészítő munka azt is megkönnyíti, hogy másnap rögtön belevágjon a megírásába. Úgy döntöttem, hogy az egyszerű és kis adminisztrátori feladatokat csoportosítom a nap utolsó blokkjára, amikor nagyon nehezen tudok nagyobb projektekre koncentrálni.

Lehet, hogy az I time blokkolás nem működik az Ön számára, és ez rendben van, de a gondolatmenetemből láthatja, hogyan használhatja fel az időblokkolást arra, hogy igazán stratégiai szerepet töltsön be a munkavégzés során.

Miért működik

Az időkorlátozás azért lehet ilyen hatékony, mert megkönnyíti az elmélyült munka melletti elköteleződést és a kívánt munkaszokások és időbeosztások maximális kihasználását. Arról nem is beszélve, hogy segít elkerülni, hogy szegődjön és töprengjen azon, hogy mit kell tennie egy feladat elvégzése után.

Amikor egy időblokk mellett dönt, és elkötelezi magát, egyetlen feladatnak vagy egy hasonló feladatcsoportnak szenteli magát, ami segít jobban odaadni a mentális összpontosítását. A feladatok csoportosításával elkerülheti a feladatváltást (ami nagyon lelassíthatja). Ezért könnyebbnek találom az interjúkérések e-mailben történő kiküldését a postafiókom kiürítésével egy időben. Ugyanez vonatkozik a kutatásra és az írásra is. A kutatás meglehetősen bonyolult lehet, és számos akadály leküzdését és problémamegoldást foglal magában, ami nagyon frusztráló lehet. Az összes kutatásom csoportosítása lehetővé teszi, hogy csak az írásra koncentráljak, amely mély munkát igényel, amelyet nem lassít a kutatási problémák leküzdése.

Az időkorlátozás is igazán motiváló, és megkönnyíti a zavaró tényezők elkerülését. Ha egy feladathoz határidőt állít be, akkor a nyomás kissé megnő. Ha elkezd szörfözni az interneten, elszalaszthatja a lehetőséget, hogy a kívánt időblokkban befejezze a feladatát, ami kisiklhatja a nap hátralévő részét.

Elkerülendő hibák

Az időkorlátozás egy nagyon egyszerű módszer, de vannak olyan hibák, amelyeket lehetőség szerint kerülni kell.

• Az idő alábecsülése. Ez először trükkös lehet, ezért légy türelmes. Könnyű alábecsülni, hogy valami mennyi időt vesz igénybe, ami megnehezítheti a választott időblokkok betartását. Eleinte becsülje túl, amíg jobb elképzelést nem kap arról, hogy bizonyos feladatok mennyi időt vesznek igénybe. Még akkor is, ha jobban meg tudja becsülni az idővonalakat, segít egy kis pufferteret hagyni a váratlan Slack üzenetek vagy a vártnál nehezebb feladatok kezelésére.
• Hagyjon teret a szüneteknek és az adminisztrációs munkának. A fent letiltott ütemterv valamivel egyszerűbb, mint az általam megszokottak. Ahogy az ebédszünetnek is helyet adtam, fontos, hogy a nap folyamán kisebb szünetekre és adminisztrátori feladatokra is legyen hely. Nincs főnököm, így ameddig csak akarom, figyelmen kívül hagyhatom az e-mailjeimet, de előfordulhat, hogy a beérkező levelek megcímzéséhez időzítenie kell a nagyobb blokkok között. Kihasználhatja az időblokkok korai befejezését is, hogy szüneteket tartson (egy másik ok, amiért hasznos túlbecsülni).
• Túl merevnek lenni. Nem tudjuk teljesen megjósolni, hogy mi fog történni egy munkanapon. Nem árt átdolgozni az ütemtervet, ha váratlan igény vagy találkozó jelentkezik. Ezért szeretem letörölhető tollal papírra zárni az időt. Szuperkönnyen elvégezhetem a szükséges beállításokat, hogy visszanyerjem az irányítást, ha a dolgok nem a tervek szerint mennek. Egyébként ezek a többi eszköz, amivel produktív maradok, és valamivel izgalmasabbak, mint a toll és a papír.

Hogyan kezdjük el az időblokkolást

Az időblokkolás egyszerűbbé válik a próba-hibával, így nincs ok arra, hogy ne kezdhetné el még ma kipróbálni ezt a hatékonyságnövelő módszert. A következő munkanapod kezdete előtt, vagy amint leülsz dolgozni, írj egy teendőlistát, és minden feladat mellé írd le, hogy szerinted mennyi ideig tart. Ezután kihúzhat egy papírnaptárt, digitális naptárat vagy egy egyszerű papírlapot. Először írjon le minden találkozót vagy találkozót, mivel ezeknek bizonyos időpontokban kell megtörténniük, majd hozzon létre további időblokkokat a rögzített tennivalók köré. Ha azt látja, hogy az értekezletek között 90 perc van, és van egy olyan feladata, amelyről úgy gondolja, hogy 60 percet vesz igénybe, ütemezze be oda, hogy legyen egy kis ideje, hogy a feladat hosszú ideig tartson, vagy szünetet tartson. Ha már csak 30 perce van az utolsó találkozás és a munkanap vége között, csoportosítsa az e-mailek megválaszolását és a következő nap megtervezését egy blokkba.

Végül az időkorlátozás sokkal intuitívabb lesz, ahogy megtanulod, hogyan néz ki a legproduktívabb napod!